Trong một lớp huấn luyện dành cho các nhà quản lý trẻ, tôi đặt câu hỏi: “Hai chục năm qua, các doanh nghiệp (DN) quen dùng cụm từ “có quyền đề xuất”. Vậy, theo bạn, về mặt quản trị, đề xuất có phải là quyền hay không?”. Hơn phân nửa lớp trả lời đề xuất là quyền, quyền đề xuất. Xem các bảng phân công chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn cho các chức danh quản lý của nhiều công ty, trong phần quyền hạn, tôi cũng thấy ghi: được quyền đề xuất, được quyền kiến nghị...
Một số tài liệu về tổ chức quản lý cũng đưa quyền đề xuất vào phần quyền hạn. Quan niệm này khá phổ biến trong công tác quản trị DN, nhất là DN Việt Nam.
Trong một công ty, một người được xem là có quyền đối với một lĩnh vực hay công việc cụ thể nào đó khi mà chữ ký của họ có giá trị làm cho những người liên quan phải thi hành, cho dù đó là chuyện đơn giản như ký giấy ra cổng, cho nhân viên nghỉ phép thường niên...
Như vậy, khi trưởng phòng ký đề xuất lên giám đốc cho chuyên viên A được nghỉ phép ba ngày thì đề xuất này không thể được xem là quyền, mà chỉ là một bước trong quy trình làm việc của người có quyền ra quyết định là giám đốc.
Quyền của một chức danh lãnh đạo, quản lý trong DN được thể hiện chủ yếu ở các lĩnh vực: tổ chức (thẩm quyền thành lập, sáp nhập, giải thể phòng, ban, chi nhánh...), nhân sự (tuyển dụng bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động, nâng lương, hạ lương...), kế hoạch (quyết định các chỉ tiêu, các kế hoạch chương trình công tác...), tài chính (được phép chi, đầu tư bao nhiêu...).
Quyền hạn của mỗi chức danh không phải được ấn định chủ quan, tùy tiện, mà phải xuất phát từ nhiệm vụ (trách nhiệm) và chỉ nhằm để thực hiện nhiệm vụ (trách nhiệm). Giao nhiệm vụ nhiều mà quyền hạn không tương xứng thì đương nhiên cấp dưới sẽ “kính chuyển” lên cấp trên giải quyết.
Thực tế đã chứng minh nhiều chủ DN “tam cố thảo lư” tìm người tài giỏi về làm giám đốc điều hành (CEO), báo chí đưa tin rùm beng, nhưng chỉ vài tháng sau thì đường ai nấy đi.
Một trong những nguyên nhân chủ yếu là CEO được giao trách nhiệm nặng nề, nhưng lại không có quyền hành vì mọi chuyện đều do ông chủ quyết định. Như vậy, quyền hạn không tương xứng với nhiệm vụ là một trong các nguyên nhân quan trọng khiến CEO đi tìm “minh chủ” mới. Ngược lại, cho quyền hạn nhiều mà giao nhiệm vụ ít thì đó là nguy cơ dẫn đến lạm quyền.
Nói quyền hạn bắt nguồn từ nhiệm vụ và chỉ nhằm thực hiện nhiệm vụ, có nghĩa là căn cứ vào khối lượng công việc phải thực hiện của một chức danh, các điều kiện vật chất cần thiết để chức danh đó có thể chủ động hoàn thành từng công việc mà DN ấn định quyền hạn ở các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, kế hoạch, tài chính... một cách rất cụ thể cho chức danh đó và cho cấp trên của chức danh đó sao cho quy trình ra các quyết định sẽ ngắn nhất và có thực chất.
Chẳng hạn, khi cấp trên giao cho một giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện chỉ tiêu kinh doanh của đơn vị, phải quản lý hiệu quả công việc của hàng trăm con người, thì đồng thời cũng xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn tất đó mà ấn định quyền hạn cụ thể của chức danh này ở các lĩnh vực. Có như vậy, nhiệm vụ - quyền hạn mới đi đôi, họ mới biết họ được chủ động quyết định đến đâu, chuyện gì mới phải đề xuất lên cấp trên.
Hiểu quyền hạn như trên để thấy rằng, khi ta lược bỏ các quyền đề xuất, quyền kiến nghị (vì đó không phải là quyền hạn) trong các văn bản giao quyền cho các chức danh quản lý, dù đó chỉ là anh trưởng ca, chị tổ trưởng, chúng ta sẽ giật mình khi đối diện với sự thật: nhiều chức danh quản lý tại không ít công ty chưa hề được giao quyền, hoặc có rất ít quyền, và do đó hiệu quả quản lý DN không cao là điều dễ hiểu.
Theo Doanh Nhân Sài Gòn
Cập nhật: 18/01/2011